Nebenkostenabrechnung bezeichnet die jährliche Aufstellung und Abrechnung der auf den Mieter umgelegten Betriebskosten. Muss formell korrekt und fristgerecht erfolgen, Mieter hat Prüfungs- und Einsichtsrecht, bei Fehlern Widerspruchsmöglichkeit, regelt Nachzahlung oder Erstattung der Vorauszahlungen.
Rechtliche Grundlagen
Abrechnungspflicht ergibt sich aus Mietvertrag bei Vorauszahlungsvereinbarung, §556 BGB regelt Fristen und Formalien. Abrechnungszeitraum maximal zwölf Monate, muss nicht mit Kalenderjahr übereinstimmen. Abrechnungsfrist zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, danach keine Nachforderungen mehr möglich außer bei unverschuldeter Verspätung. Guthaben unabhängig von Frist auszuzahlen.
Formelle Anforderungen
Abrechnung muss für durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein, Angabe der Gesamtkosten je Position, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und geleistete Vorauszahlungen. Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe des Verteilerschlüssels, Berechnung des Mieteranteils, Abzug der Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Guthaben als Ergebnis. Schriftform nicht vorgeschrieben aber üblich, elektronische Übermittlung zulässig.
Verteilerschlüssel
Wohnfläche als häufigster Schlüssel für flächenbezogene Kosten, Personenzahl für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser, Miteigentumsanteile bei Eigentumswohnungen. Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig, maximal 70 Prozent. Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein, sonst gilt Wohnfläche, Änderung nur einvernehmlich oder nach billigem Ermessen.
Prüfung und Widerspruch
Einsichtsrecht des Mieters in Originalbelege vor Ort, Kopien gegen Kostenerstattung. Widerspruchsfrist zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung, danach Einwendungen ausgeschlossen außer bei fehlender Kenntnis. Typische Fehler sind nicht umlagefähige Kosten, falsche Verteilerschlüssel, Rechenfehler, fehlende Angaben. Bei begründetem Widerspruch Nachzahlung unter Vorbehalt oder Einbehalt möglich.
Typische Fehlerquellen
Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung, Instandsetzung, Reparaturen, Bankgebühren fälschlich enthalten. Falscher Verteilerschlüssel angewendet, Wohnflächenabweichung, falsche Personenzahl. Rechenfehler bei Gesamtkosten oder Anteilsberechnung, fehlende Angabe des Abrechnungszeitraums. Verspätete Zustellung nach Ablauf der Abrechnungsfrist, dann keine Nachforderung möglich.
Praktische Hinweise
Abrechnung zeitnah nach Erhalt prüfen, Frist notieren und einhalten. Bei Unklarheiten Einsicht in Belege beim Vermieter verlangen, Kostenentwicklung mit Vorjahren vergleichen. Widerspruch schriftlich und begründet einlegen, gegebenenfalls Mieterverein oder Rechtsanwalt einschalten. Vorauszahlung nach Abrechnung anpassen lassen wenn dauerhaft zu hoch oder zu niedrig.
Siehe auch: Betriebskosten , Nebenkosten , Heizkostenverordnung